A automação de processos é um assunto que toma conta das organizações, onde os objetivos estão em ganhar tempo, eliminar desperdícios e consequentemente melhorar os resultados. Um sistema de workflow é uma ferramenta chave que contribui para essa realidade.
Muitas atividades não podem ser automatizadas. Dependem de operações manuais, registros e aplicação de conhecimento dos colaboradores. Com isso, a gestão dos processos bem feita possibilita maior controle e assertividade nas tomadas de decisão.
Portanto, a combinação entre a automação de procedimentos e dos fluxos operacionais, além do controle aprimorado de todos os processos garantido pela automação poderá resultar em grandes vantagens para a organização.
Nesse post vamos apresentar o que é e quais as vantagens em sua adoção. Continue lendo e confira!
O que é sistema de workflow?
Para facilitar a compreensão a respeito de um sistema, é preciso conhecer primeiramente o que é workflow.
Workflow é uma técnica que tem por objetivo analisar e entender todos os processos operacionais que estão sendo executados em uma organização. Essa análise possibilita:
• detectar atrasos,
• localizar gargalos,
• eliminar desperdícios,
• desenvolver melhorias,
• criar processos mais eficientes.
Com essas informações, considera-se um sistema de workflow a combinação de software e as tecnologias envolvidas que possibilitam o gerenciamento de todos esses processos, bem como a disponibilização de informações a respeito do fluxo de toda tarefa realizada na empresa.
A captura dos dados pode ocorrer de diversas origens, como por exemplo, check lists, câmera, leitores de códigos de barra, 2D, formulários, etc. Com uma extensa lista de possibilidades de coletar os dados, diversas operações podem ser realizadas de maneira digital, como:
• Apontamentos de produção, como registro de amostras, lotes, etc.
• Check lists de partida, parada e setup de processos e máquinas
• Procedimentos de manutenção disparados em condição de alarme dos equipamentos
• Registros de incidentes, acidentes, não conformidade e planos de ação
Quais as vantagens em adotar um sistema de workflow?
Toda organização que deseja acompanhar o fluxo das tarefas e aprimorar o seu desenvolvimento, deve adotar um sistema de workflow.
Dentre as inúmeras vantagens na adoção dessa solução, podemos destacar:
Diminuição de papéis
A utilização de um sistema de workflow reflete diretamente em uma diminuição significativa de papéis, uma vez que todos os processos são salvos e registrados por meios digitais.
Os documentos digitalizados podem ser vistos por todos os envolvidos, o que evita impressões desnecessárias e registra todas as observações e ações referentes aos processos.
Geração de fluxo digital de aprovação
Todos os processos e fluxos que envolvem aprovação, podem ser realizadas no próprio sistema de workflow através de assinatura digital.
Para a aprovação de determinado processo, o gestor tem acesso a todo o material digitalizado para sua análise, facilitando o entendimento dos documentos e agilizando o fluxo operacional e a rastreabilidade.
Otimização dos processos
O sistema de workflow agiliza e otimiza processos, pois todo ele acontece por vias digitais, onde do seu próprio micro, notebook, terminal em campo, tablet ou smartphone os interessados têm acesso e podem desenvolver suas ações para a continuidade do fluxo operacional.
O acompanhamento das etapas, tarefas, formulários podem ser analisados através de relatórios e dashboard via web. Permite o acompanhamento pelos gestores dos itens a serem iniciados, em execução, finalizados e pendentes com os responsáveis associados. O controle passa a ser mais assertivo e em tempo real.
O próprio sistema, através de lembretes e alarmes avisa o usuário responsável pela ação, que existem pendências que precisam ser resolvidas, o que otimiza toda a operação.
Como se observa, as organizações que adotam as plataformas de otimização dos processos, sejam eles administrativos ou industriais, conseguem desenvolver suas atividades de forma organizada, evitando retrabalhos e gerenciando as pendências em ciclos mais curtos e assertivos.
Esse sistema elimina a possibilidade dos processos ficarem engavetados, trazendo agilidade e qualidade aos fluxos operacionais.
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(Imagens: divulgação)