Compartilhe este artigo:

A gestão integrada pode se beneficiar sem a presença de papel nos fluxos de processos?
ISO 9000, 14000, 22000, APPCC (HACCP), FSMA, programas GFSI (FSSC 2200, SQF, BRC e IFS), gestão integrada de segurança e meio ambiente são alguns dos programas que exigem o uso criterioso de documentação, registros, aprovações e retenção dos documentos.

Cumprir as normas, objetivos da organização e manter a conformidade de maneira assertiva e ágil é um desafio para maioria das corporações. É sobre esse desafio e os caminhos para solucioná-lo que trataremos nesse artigo.

Papel, planilhas e muita energia

A modelagem dos processos para implantação dos programas supracitados exige grande esforço multidisciplinar dentro das empresas e uso de ferramentas que apoiem o controle e gestão dos programas.

Tipicamente os programas de conformidade são compostos por formulários, instruções, procedimentos, acompanhamentos, fichas de registro, auditoria, controles de revisões e inúmeros outros requisitos.

Nesse cenário, uma boa parte das empresas apoia-se em soluções híbridas, com templates em word, formulários impressos e planilhas Excel.

Os fluxos de processo envolvem pessoas de departamentos diferentes, aprovações e acompanhamento do status de ações e atividades.

Há grande circulação de documentos físicos e/ou digitais, grande volume de dados registrados em duplicidade: na ficha operacional e depois em alguma planilha ou sistema. Um grande esforço é empenhado para tratar os dados e conseguir extrair os indicadores necessários.

Muito tempo dedicado ao lançamento e pouco para análise. O timing e visibilidade  ficam comprometidos, com indicadores disponíveis fora da janela de tempo ideal para tomada de decisão.

Os gaps dos controles isolados

Nesse contexto surgem questões do tipo:

  • Como garantir a revisão dos documentos e uso dos mesmos de maneira segura, organizada e rastreável?
  • Como identificar rapidamente um processo parado por falta de aprovação em uma dada etapa?
  • Como acompanhar a conformidade dos registros de desvios, não conformidades, planos de ação em tempo real e ter uma visão consolidada?
  • Como identificar a quantidade de atividades em andamento, finalizadas , em atraso e seus respectivos responsáveis?

No artigo anterior abordamos a importância do BPM e seus benefícios. A criticidade de alguns processos, como regulamentação de segurança alimentar, farmacêutica ou gestão de resíduos em indústrias químicas são extremamente relevantes. Podem envolver leis, multas e riscos ao consumidor e meio ambiente.
Inúmeros casos reportados na mídia evidenciaram falhas no processo de inspeção e acompanhamento de desvios, seja por dificuldade de rastreabilidade, falta de visibilidade ou timing  incompatível com a necessidade do negócio. Inspeção e adaptação são comprometidos e o risco é elevado.

Estratégia para a Gestão Integrada

Nesse cenário é comum os departamentos buscarem soluções restritas a sua área, criando assim inúmeros silos com plataformas diferentes, incompatíveis e não integradas. Ocorre um ganho parcial mas continua exigindo um esforço manual e duplicado para que as áreas troquem informações e aprovações. Falta visibilidade e integração.

Uma boa estratégia busca unificar e o atendimento a todos esses requisitos e que possua características, como:

  • Plataforma única, multi-aplicação, integrado nativamente.
  • Modular e escalável, ou seja, permite implantar as aplicações por departamento de maneira gradual.
  • Compartilhamento de licenças entre as aplicações.
  • Área de trabalho única, mesma interface para facilitar o uso e aprendizagem.
  • Opção de conexão com outras camadas, como ERP, por exemplo.
  • Solução no-code e amigável com recursos drag and drop e permitam que os usuários editem seus fluxos de processo, criem novos formulários e relatórios.

Gestão Integrada

Benefícios esperados da Gestão Integrada sem papel

A contratação de uma solução integrada, deve agregar real valor a gestão do negócio e trazer benefícios, como:

  • Minimizar a exposição a riscos operacionais, financeiro e assegurar a conformidade legal
  • Reduzir o risco a multas, notificações e exposição ao consumidor final
  • Elevar a produtividade dos processos e reduzir os riscos por erros
  • Fortalecer os controles, aumentar a visibilidade e confiança do time nos processos e auditorias
  • Integrar e consolidar os objetivos e metas estratégias na gestão integrada
  • Reduzir o tempo de reação diante de reclamações de clientes
  • Eliminar fontes de contaminação como papel e caneta que potencializam os riscos na área fabril

Fortaleça os elos dos processos, garanta a conformidade e potencialize o retorno de resultados.

Saiba mais como a Brasil Logic Sistemas pode apoiar esse e outros desafios. Conte com a gente!